テレワーク時の経費精算どうしていますか？

テレワークで働く人が増えると同時に、経理の人が頭を悩ますのが、「経費精算」。自宅で働いている場合の光熱費や通信費はどうなるのでしょうか？今回はテレワーク時の経費精算についてお伝えいたします。

経費精算のためだけに出社しなければいけないことがある

テレワークで仕事をしても、会社によっては経費精算のためだけに出社しなければならないことがあります。出社しなければならない理由は、いずれも会社の規定によります。ここでは、その理由を3つお伝えします。

経費精算に押印が必要

テレワークの費精算の承認に、朱肉を使った押印のルールがある場合、出社しなければなりません。会社によっては、電子印鑑による経費精算を認めている会社もありますが、電子印鑑の制度の普及にはまだ時間がかかるかもしれません。

現金で経費精算を行っている

テレワークで必要な消耗品などを購入し、その立替金の経費精算を現金で行う場合は、会社に出社しなければなりません。現金出納業務では、日締めを行う毎月の給料で、立替金の経費精算を行う会社であれば、出社する必要がありません。

紙ベースで経費精算を行っている

テレワークで必要となる経費の証憑を紙ベースで精算する場合、経理部門に証憑を提出しなければなりません。経費処理する証憑は、会社の定められた期間でまとめて集計し、会社の指定日に証憑を出社します。

テレワークでもシステムを活用して効率化を図る

テレワークの効率化には、システムを利用する方法があります。テレワークの経費精算で利用するシステムに、クラウド型システムがあります。クラウド型システムは、普及が広がり効率化に繋がる事例もありますので、ここでご紹介します。

テレワークの効率化を図るクラウド型システムとは

そもそもクラウド型システムとは、経費精算で用いるシステムをインターネット上で利用するサービスです。かつては、各パソコンに1台ずつ経費精算のシステムを導入する手法が主流でしたが、インターネットの普及に伴いクラウド型システムを導入し効率化を図るケースが増えています。

クラウド型システムで経費精算を用いた効率化の事例

クラウド型システムを導入し、テレワークの経費精算で効率化を図った事例をここではご紹介します。

・経費精算の明細を自動で取り込み帳簿に計上
　まず、経費を引き落とすクレジットカートとクラウド型システムとの連携を設定します。経費が引き落としになった際、該当するデータをクラウド型システムで取り込み帳簿に計上します。

・経費精算をキャッシュレス決済で行う
クラウド型システムに計上した金額を、キャッシュレス決済で支払うと、経費精算の支払業務を低減できます。

・経費精算に必要なコミュニケーションをクラウド型システムで行う
メールを自動配信で行い、メールの内容をチャットにも自動で取り込む。この手法により、コミュニケーションでの効率化を図れます。

以上の事例では、経費精算をインターネット上で行うため、会社に出社する必要がありません。

クラウド型システムでは費用面でもメリットがある。

クラウド型システムでは、会社に経理用のサーバーを設置する必用がありません。そのため、会社に経理用のサーバー担当者が不要のため、会社での経費節減と業務効率化に繋がります。

テレワーク時の経費処理方法の注意点

テレワークでは、自宅を利用した光熱費や通信費などは、仕事に要した分だけ会社のルールに基づき経費として負担します。いずれにしても、会社のルールは、担当からの口頭ではなく、書面で確認することが大切です。後々支払で会社とトラブルにならないよう、必ず書面を入手しておきましょう。ここでは、テレワーク時の経費処理方法の注意点をお伝えします。

どの経費を負担するのか注意

テレワークでは、パソコンやプリンタ、そして部屋の照明などの電気代や、インターネットの回線利用料のほか、水道、光熱費なども必要です。会社が負担する経費を把握していないと、請求漏れにつながります。テレワークでは、どの経費を会社が負担するのか注意しましょう。

会社の経費負担割合に注意

テレワークにかかる費用は、自宅で利用した電気や通信料などの請求に含まれています。そのため、自宅で利用した金額とテレワークに利用した金額を分けて計算しなければなりません。会社の負担割合を確認しておき、その割合に応じた額を会社が経費処理するので注意が必要です。

経費処理に必要な証明書に注意

テレワークの経費処理には、証憑として領収証の提出を求められる場合があります。その場合、領収証をなくすと経費精算できないため、必要な証明書は紛失しないように注意しましょう。

まとめ

せっかくテレワークが導入されたのに、経費精算のためだけに出社するのは非効率といえます。この機会に、システムやクラウドを導入して、より働きやすいテレワークの環境を整備していきましょう。