証憑の種類と保存期間

経理業務で必ず取り扱う「証憑」。今回は、証憑の種類や保存期間といった基本について解説いたします。

証憑とは？

経理はもとより、内部監査や外部監査、そして税務調査でも証憑を耳にすることが多いでしょう。ここでは、証憑とは何かについてお伝えします。

証憑は「しょうひょう」と読みます

証憑は「しょうひょう」と読みます。同じ読み方で、商標や証票などがありますが、意味が異なります。記載する必要がある際は、漢字の間違いに注意しましょう。

証憑の意味

証票には、取引の証拠という意味があります。実際の取引を証明する書類として、証憑、を使います。証憑、があれば取引の成立を証明できます。
そのため、証憑には、各法令で保存期間が決められています。保存期間は本稿で別途詳しくお伝えします。また現在では、データの電子化が進み取引の証拠となる画像やpdfなど、条件が揃えば電子ファイルも証憑として認められます。

帳票と証憑の違い

帳票は経理で利用する伝票や会計帳票を指しますが、証憑は帳票の証拠となる書類や資料を意味します。帳票の中に証憑は含まれるとイメージすると理解しやすいのではないでしょうか。

証憑の種類と使い方

経理業務では、さまざまな証憑を取り扱います。ここでは、証憑を会社の取引に応じて分類して説明します。証憑の種類と使い方の参考にしてください。紙ベースの証憑ばかりでなく、電子データでも証憑として扱える場合がありますので、関連する税法を確認することをおすすめします。

会社の売上に関する証憑

まず会社の売上を証明するために証憑は必要です。証憑として、売買契約書や請求書、領収書などがあります。いずれも、取引の証拠となるものですから、保管のルールをきちんと決めておき、いつでも取り出して閲覧できるようにしておきましょう。

会社の仕入・購買に関する証憑

会社の仕入や購買を証明するためにも証憑は必要です。売上と同様に、契約書や送金明細も保管方法を決め、いつでも閲覧できるようにしておきます。仕入の請求書は、税務署の反面調査で提出を求められることがあるため、支払が確実に行われているか確認することも大切です。

社員の雇用に関する証憑

社員に支払った給与明細や、その根拠となる雇用契約書も証憑となります。それらの証憑は、労働紛争になった場合に雇用条件の証明として必要となり、かつ個人情報でもあるため、通常は鍵のかかる場所に保管しておきます。

現金預金や契約に関する証憑

現金や小口現金の出納簿は会社の経理が規則どおりに行われているか、会計監査で最初にチェックする証憑のため、特にこまめに間違いがないか確認しておきます。また、預金通帳や手形台帳なども、会社のお金の動きを証明するため、証憑として扱われます。
さらに、賃貸借契約書や消費貸借契約書など、総務や財務に関する契約書も証憑として扱われます。それらの契約書は、年度更新に間違いはないか、金額などに変更はないか、終了した取引の契約書をきちんと整理しているか確認しておきましょう。

証憑の保存期間はいつまで？

証憑の保存期間は諸法令に基づくものと会社の規程に基づくものがあります。
諸法令には、会社法と税法、電子帳簿保存法などがあります。
会社の規程は諸法令の保存期間と同じか、もしくは長めの期間としているケースが多いです。証憑の種類に応じて最長の保存期間を選択することが大切で、一つの法律に定めがない場合でも、他の法律に定めがないか確認しなければなりません。
ここでは、証憑の保存期間はいつまでか、諸法令についてお伝えします。なお、各税法には細かな規程がありますので、詳しくは国税庁のホームページや税務署、専門家である税理士に問い合わせてください。

会社法による証憑の保存期間

会社法では、利害関係者の要望に応じる証憑の保存期間として5年（備え置きと呼ぶ）、会計帳簿や計算書類などの証憑の保存期間として10年間（保存とよぶ）の定めがあります。領収書や預金通帳、請求書などの保存期間に定めのないのが特徴です。

税法による証憑の保存期間

税法については、主に法人税法と消費税法、所得税法などの保存期間をお伝えします。
まず、法人税法には、経理に伴う領収書や契約書、送り状などのほか、売上帳や棚卸帳、固定資産台帳などの証憑を7年間保存する定めがあります。
さらに、消費税法では、課税に関する証憑を7年間保存する定めがあります。
そして、所得税法では、源泉徴収票を7年間保存する定めがあります。

電子帳簿保存法による証憑の保存期間

青色申告法人では、帳簿や書類などの証憑を7年間、欠損金の生じる年度は証憑を10年間保存する定めがあります。
電子帳簿の場合は、保管場所を確保する必要もなく、データを整理しておけば人手も不要なので、従来の紙ベースよりも証憑の保存に必要な経費は少なくなります。

まとめ

証憑は取引の証明となるうえ、民事の紛争や国税での証明にもなります。そのため、普段から経理業務において、証憑を正しく取り扱い、ミスなく経理業務を進めていきましょう。