テレワークをしているときの経費はどこまでが対象になるのか？

2021.07.30

経理

テレワークのときでも光熱費や通信費などの諸経費はかかりますが、どこまでが会社の経費として認められるのでしょうか？今回はテレワーク時の経費対象についてお伝えいたします。

テレワークで発生する経費

テレワークは会社の仕事環境を自宅で再現しますので、社員の負担となる経費が発生します。社員の負担する経費は会社の経費を一部負担していることになるため、社員の負担額を確認することは大切といえます。ここでは、テレワークで発生する経費をお伝えします。

パソコン

テレワークはパソコンを用いて業務を行いますので、会社のパソコンを支給します。しかし、個人のパソコンを借り上げてテレワークを行う事例もありますので、個人のパソコンを利用する際は、パソコンの利用料金や保守料金などの経費が発生します。

スキャナやプリンターなどの入出力機器

領収書や書類のデータ入力にスキャナを、またデータのアウトプットにプリンターを利用する場合は、それらの経費が発生します。

電気代や水道光熱費

自宅でテレワークを行う場合は、電気代、トイレの水道代、ガス代、さらに暖房に必要な灯油代などの経費が発生します。

インターネットの通信費用

テレワークではインターネットを利用するのが前提ですので、自宅に回線工事を行う費用、そしてインターネットの利用料金も発生します。また、必要な書類を郵送する際の切手や発送料なども発生します。

自宅やコワーキングスペースなどの賃料

テレワークスペースを自宅とした場合、自宅の利用料も発生します。自宅でテレワークができない場合は、コワーキングスペースを借りることもありますが、その利用料も発生します。

文房具やパソコン周辺機器などの消耗品費

筆記用具やノートなどの消耗品費も経費として発生します。リモート打ち合わせでは、カメラやヘッドフォン、マイクをPC内蔵ツールと別に利用することもあり、それらも経費として発生します。

業務で用いるアプリの利用料金

専門業務になると専用のアプリを利用することがあります。個人のパソコンを利用する場合、専用アプリの購入料や毎月定額の利用料などが発生します。

経費処理する際のポイント

テレワークの経費処理では、明確な基準が必要となり、労働基準法や所得税法にも対応し諸規程を整備しなければなりません。なるべく社員にテレワークの経費を負担させない方針で経費処理しましょう。ここでは経費処理する際のポイントをお伝えします。

ガイドラインの作成

まずテレワークを実施する前提となるガイドラインを作成します。作成にあたっては、厚生労働省に「テレワークにおける適切な労務管理のためのガイドライン」がありますので、会社のガイドラインの作成の参考にしてみてください。
https://www.mhlw.go.jp/content/11911500/000683359.pdf

就業規則にテレワーク費用を負担する定めの設定

ガイドラインでテレワークの前提条件を設定した後、就業規則にテレワーク費用を負担する定めを設定します。労働基準法では、労働者にテレワーク費用を負担させる場合は、就業規則に定めなければならないと規定されています。テレワークでも労働基準法が適用されるので注意が必要です。

給与規程に支給項目の設定

テレワーク費用の負担に関する条項を就業規則に定めた後、給与規程に支給項目を設定し、支給基準を明確にします。支給する際は、所得税の非課税項目にも注意しておくと、支給の際の業務の煩雑さを避けることができるでしょう。政府も現在の感染症予防のため、リモートワークを推進しているため、リモートワーク普及に伴う所得税の非課税額の確認をおすすめします。

リモートツールの共有

オンライン業務のため、業務連絡のコミュニケーションや業務ファイルなどを共有するリモートツールを導入します。メールやチャットでのグループ化、クラウドを利用したファイル共有など、リモートツールの共有を目的としたテレワーク用のインフラ整備が必要です。

領収書の保管

社員の経費負担額を明確にするため領収書を保管させます。領収書は給料の締め日に合わせて会社に提出させますが、出社の必要のないようにpdfや画像の電子データとして提出させます。領収書を紛失した場合は、経費支出の根拠がないため、経費支給できない旨を社員に伝えます。

経費の増加を比較する

社員の経費負担額は、費用の算出が難しい面もあります。会社での利用と社員の利用の区分について、正確な切り分けができない場合は、社員の経費の増加額を確認することをおすすめします。経費の増加を比較することで、経費負担額を客観的に計算できます。

まとめ

新型コロナウイルスが続いており、テレワークが続くことが予想されるので、経費対象を企業と社員双方が把握してより良いテレワークの環境を整えましょう。