経理代行とは？利用する際の注意点と依頼先を選ぶためのポイントを解説

会社の経営にとって重要な役割を持つ経理業務を、経理代行に依頼する経営者が増えています。煩雑になりがちな経理業務を経理代行に依頼することで、効率化が期待できると考えているからです。

しかし、経理代行サービスを提供しているところは多く、自社に合った依頼先を選ぶためには、注意点もいくつかあります。

ここでは、経理代行について触れたうえで、メリット・デメリットについて解説していきます。

経理代行とは？

経理代行とは、自社の経理業務に関して、外部の会計事務所や経理代行サービス会社などに委託することです。経理業務は、事業を経営する上で欠かせない業務であるものの、煩雑で手間のかかる作業が多くミスが許されないため、時間を取られる傾向があります。

しかし、経理代行を利用することで、経理業務にかかる時間を短縮できるため、他の業務に注力できます。

経理代行に依頼できる代表的な業務内容は下記の通りです。

経理代行では、依頼したい業務だけを組み合わせて契約できます。
ただし、経理代行のサービス内容や料金は依頼先ごとに異なるため、比較をしてから選びましょう。

経理業務に関わるコストを削減できる

経理代行は、経理業務にかかる時間を短縮できるだけでなく、コスト削減にも効果的です。

経理担当者を雇用し、経理業務を自社で行った場合にかかるコストは、経理担当者の人件費だけではありません。その人が利用する水道光熱費、通信費、消耗品費といった経費も発生します。さらに、従業員が増加し、自社のスペースが手狭になれば、広い事務所を借りることも検討する必要があります。

しかし、経理代行を利用した場合、経理業務にかかるコストは、依頼先に支払う料金だけです。依頼する業務内容によっては、経理担当者の人件費よりもコストを抑えることが可能です。

そのため、経理業務のコストを削減したい場合は、経理担当者を雇用した場合と経理代行を利用した場合のコストを比較したうえで、選んだほうがよいでしょう。

経理担当者の退職リスクがない

自社で経理担当者を雇用し経理業務を行うときに、リスクとなるのが経理担当者の退職です。雇用した経理担当者が定年まで健康で働いてくれるのであれば、何の問題もありません。しかし、さまざまな理由で急に退職してしまう可能性はゼロではありません。

もし、経理担当者が社内に1人しかいないなど経理業務が属人化していた場合、担当者の退職後に自社のお金の動きが把握できず、業務が滞ってしまうリスクがあります。

新しい経理担当者を採用したとしても、業務がこなせるようになるまで教育しなければ、経理業務を任せることができません。

経理代行では、契約を結べばすぐにサービスが開始されます。解約しない限りサービスが継続されるため、経理担当者の退職に伴うリスクを回避できます。

経理業務のミスや不正を防止できる

経理業務は、高い専門性が求められる業務です。
複雑な業務が多いだけでなく、法律や税金も関わってくるため、知識や経験が少ない担当者に任せた場合、一つのミスが大きな問題に発展してしまうリスクもあります。

また、ベテランの経理担当者だからといって安全なわけではありません。一人の経理担当者が業務を把握している状態で、経営者が介入していない場合、金銭の横領などの不正行為を働くおそれがあるからです。

経理代行では、経理のプロが第三者の視点で自社の経理を把握するため、経理業務のブラックボックス化を防ぎ、ミスや不正を防げます。

経理代行を利用する際の注意点

経理代行を利用する場合、下記の点に注意が必要です。

・会社の内部情報が漏洩するおそれがある
・依頼する業務内容によってはコストが高くなる
・柔軟な対応ができない

経理代行は経理業務の負担を軽減できる反面、外部に委託することによる
リスクもあるため確認しておきましょう。

会社の内部情報が漏洩するおそれがある

経理代行を利用するには、社内のお金の流れや従業員の個人情報を委託先に公開する必要があります。万が一、自社と委託先との間で資料の受け取りミスが起きた場合、第三者に情報が漏洩するおそれがあるため、注意が必要です。

そのため、経理代行の委託先を決めるときには、情報管理や、資料のやり取りについてどのような方法を行っているかの確認が大切です。

依頼する業務内容によってはコストが高くなる

経理代行は、委託先へ依頼する業務が多くなるほど料金が高くなります。
経理業務の負担を減らしたいからと言って、多くの業務を依頼すると負担が大きくなります。

そのため、経理代行に依頼する場合、予算をしっかりと組んだうえで、その範囲内の業務を依頼しましょう。

柔軟な対応ができない

経理代行を依頼した場合、依頼先は、契約時に決めたフローに沿って経理業務を進めていきます。そのため、イレギュラーが発生した場合、すぐに対応することが難しく手続きの完了までに時間がかかることがあります。

また、経理代行の委託先が休業日だった場合などは、翌日以降の対応になることは把握しておきましょう。そのため、経理代行を委託する場合は、営業時間や緊急時の対応などを確認しておく必要があります。

経理代行を選ぶポイント

経理代行を選ぶ際には、下記のポイントを参考にしてください。

・依頼できる業務の範囲と料金が明確になっている
・専門家が在籍している
・セキュリティがしっかりしている

経理代行は、会社の重要な情報を外部に公開するため、リスクを回避するには慎重に選ぶことが大切です。

依頼できる業務の範囲と料金が明確になっている

経理代行の依頼先は、業務の範囲と料金が明確になっているところを選びましょう。

経理業務は煩雑なため、業務の範囲が明確になっていない場合、依頼したと思っていた業務が契約に含まれていない、自社で行っていた経理業務を依頼先でも行っていたなどの事態になりかねません。

また、料金についても、契約後に必要な業務が出てきた場合、追加料金が発生し、最終的に高額な料金を請求されるおそれもあります。

そのため、経理代行の契約前には、自社に必要な業務がきちんと含まれているか確認しましょう。

専門家が在籍している

経理代行の依頼先は、税理士または会計士といった専門家が在籍しているところから選びましょう。依頼先に専門家が在籍していない場合、税務に関する相談や業務を受け付けていないことがあるからです。

依頼先に専門家が在籍していない場合、税務に関することを会計事務所や税理士事務所に別で依頼する必要があるため、コストがかかります。

経理代行を依頼する場合、会計事務所や税理士事務所などの士業事務所と、経理代行業者の大きくわけて2種類があります。

利用料金は、経理代行業者の方が安い傾向があるものの、専門家が在籍しているケースもあるため確認しておきましょう。

セキュリティ対策がしっかりしている

経理代行を利用する場合、セキュリティ対策が行われているか確認しておきましょう。会社の内部情報が漏洩してしまうと、信用を失い、大きな損害が出てしまうでしょう。

経理代行サービスの提供元は、セキュリティ対策をしているところがほとんどであるものの、内容はそれぞれ異なります。

そのため、どのような管理をしているか確認し納得したうえで、経理代行を依頼しましょう。

まとめ

経理代行のメリットとデメリットをまとめると下記のようになります。

経理代行のメリット

・経理業務に関わるコストを削減できる
・経理担当者の退職リスクがない
・経理業務のミスや不正を防止できる

経理代行のデメリット

・会社の内部情報が漏洩するおそれがある
・依頼する業務内容によってはコストが高くなる
・柔軟な対応ができない

経理代行を利用することで、経理業務の負担を軽減できるだけでなく、経理担当者を雇用するのと比較してコスト削減が期待できます。また、経理代行は経理業務のプロが担当するため、安心してその他の業務に集中することが可能です。

ただし、経理業務を外部に委託することで、社内情報の流出、依頼する業務量が増えることによるコストの増加といったデメリットもあります。

このようなリスクを回避するには、経理代行を依頼する先は慎重に選ぶことが大切です。

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