経理代行は個人事業主にも使ってもらいたいサービス

2022.03.15

経理

フリーランスや個人事業主として働く人が避けて通れないのが経理業務です。

経理業務は事業の売上に直接関係しない部分が多いですが、間違いがあれば事業の実損に直結するため、仮に知識が全くない人でも正確に行なわなければいけません。そのため、経理業務に慣れていない人だと、複雑で難しい経理業務に時間を取られてしまい、売上につながる業務に専念できなくなる場合があります。

そこで、経理業務の負担を減らして、本業に専念するための有効な手段の一つとして挙げられるのが『経理代行』です。

経理代行は事業を営むうえで日々発生する記帳業務や振込業務などの経理業務をアウトソーシングするサービスです。企業などで導入が進んでいますが、フリーランスや個人事業主として働く人が利用することも可能です。

ここでは、個人事業主が経理代行を利用するメリットとデメリットについて解説しています。

なお、経理代行のサービス内容について詳しく知りたい方は、下記の記事を参考にしてください。
経理代行とは？利用する際の注意点と依頼先を選ぶためのポイントを解説

個人事業主が経理代行を利用するメリット

個人事業主が経理代行を利用するメリットは下記の通りです。

・毎月の収支が正確に把握できる
・コア業務に集中できる
・計画的な設備投資ができる

経理代行を利用することで外注費用がかかりますが、経理業務にかける時間を本業に専念することでより多くの利益を残せる可能性があります。また、経理のプロに任せることで肉体的や精神的な余裕が生まれるため、事業を拡大するための戦略など将来的な展望について考えることもできるでしょう。

毎月の収支を正確に把握できる

個人事業主の方が経理代行を利用するメリットのひとつが、毎月の収支が正確に把握できることです。安定した事業を営むうえで毎月の収支は正確に管理しておく必要があります。
しかし、時間に余裕があるときは管理できていても、事業が忙しくなってくると月々の収支の記帳に手が回らなくなるケースは少なくありません。

その結果、確定申告間近になって慌てて数カ月分の領収書の整理や記帳をこなしたことで、キャッシュフローが悪化しているのに気付かず、支払に十分な現預金がなくなっていて借入せざるを得ない事態に陥るおそれもあります。

しかし、経理代行を利用すれば、経理のプロが毎月の収支を正確に管理するため、利益をしっかり残せるだけでなく、キャッシュフローの問題に早めに気付いて対策が立てられます。

ノンコア業務を効率化してコア業務の時間を増やせる

事業を安定させるには、経理業務といったノンコア業務を効率化して、利益や売上を直接生み出すコア業務に注力することが重要です。しかし実際は、コア業務に集中しようと思っても経理業務に時間をとられることで、十分なパフォーマンスを発揮できない可能性があります。

経理代行を依頼することでコストはかかりますが、経理業務にかかっていた時間や意識をコア業務に集中させられるため、かけるコスト以上に売上をあげることも可能になります。

計画的な設備投資ができる

個人事業主が経理代行を利用することで、タイムリーに損益を把握できるため、十分な利益が上がっているなら、年末（12月）に設備投資をするとよいでしょう。

サービスや材料の仕入はもちろん、打ち合わせの移動でかかった公共交通料金など事業に関わるコストは「経費」として、事業の売上から差し引くことができるので、その分納税額を減らすことが期待できます。

一方、経費を計上すれば支払う税金を抑えられる反面、計上しすぎると税務調査の対象になるおそれがあります。何をどれくらい経費として計上すればいいかよくわかっていないまま、本当は経費で計上できないものまで確定申告してしまい、重加算税が課せられてしまったり、修正申告で余分に時間がかかってしまったりするケースもあります。

しかし、経理代行を依頼すればプロが経費として計上できるものをすべて確認してくれることによりこのようなリスクを回避できるため、自分で経理業務を行うよりも安心で、時間の節約にもつながります。

個人事業主が経理代行を利用するデメリット

個人事業主が経理代行を利用する際はメリットばかりではなくデメリットもあります。

個人事業主が経理代行を利用する際のデメリットは下記の通りです。

・経理業務を依頼しすぎるとコストがかかる
・レスポンスに時間がかかる場合がある

経理代行を安全に利用するためには、デメリットについても把握しておきましょう。

経理業務を依頼しすぎるとコストがかかる

経理代行を利用することで経理業務を効率化できますが、依頼する業務に応じてコストがかかります。事業の売上が少ないうちから、多くの経理業務を依頼すると、事業を圧迫するおそれがあるため注意が必要です。

そのため、経理代行を利用する場合、事業の売上が少ないうちはできる限りの経理業務をご自身で行い、事業の売上が増えてきたら経理代行に依頼する業務を増やすといったバランスをとることが大切です。

レスポンスに時間がかかる場合がある

経理代行を依頼する会社によって対応の早さも異なります。利用料金が安いからといって依頼したものの、問い合わせのメールに対して返信が遅い、担当者と電話がなかなかつながらないといったこともあります。

そのような事態を避けるためには、発注前にどれだけの実績があるか、受注体制がどのようになっているか確認しておくようにしましょう。また、最初からすべての業務を依頼するのではなく、まずは短期間かつ少量を依頼してみて対応を確認してみるとよいでしょう。

経理代行会社では、案件を受託した際に、そのボリュームに合わせて毎月のスケジュールを決めて人員配置しているため、突発的なイレギュラー案件には対応に時間がかかるケースもあります。当初の契約で決めた以外の依頼をする場合は、余裕を持ったスケジュールで予定をたてておくとよいでしょう。

経理代行会社の選び方

インターネットで検索すると、たくさんの経理代行会社がヒットするため、どこを選べばいいのか迷ってしまうことがあります。しかし、よくわからないからと言って適当に選んでしまうと、契約後に思わぬコストがかかったり、かえって手間が増えてしまうケースも少なくありません。

余計なコストや時間をかけないためにも、経理代行会社の選び方を確認しておきましょう。

依頼するサービスがすべて揃っている

経理代行会社を選ぶ際は、依頼したい業務がすべて提供されていることを確認しておきましょう。

経理代行会社とはいえ、提供されているサービスが全て同じとは限りません。よく確認せずに経理代行会社を決めてしまった結果、利用したかったサービスが提供されておらず、結局は別の会社に依頼することになったというリスクもあります。

また、経理代行会社によっては、利用設定を安く見せるために必要なサービスがオプションになっている場合があります。契約した後に、オプションサービスの契約が必要になり、最終的には他の会社よりも料金が高くなってしまうこともあります。

そのため、経理代行会社を選ぶときは、サービス内容をよく確認しておくことが重要です。

税理士が在籍している

経理代行会社を選ぶ際は、税理士が在籍していることを確認しておきましょう。

税務調査対応などの「税務の代理」、「税務相談」、確定申告に必要な「税務書類の作成」は税理士だけしかできない独占業務です。税理士が在籍していない会社に依頼すると、これらの業務を依頼することができません。また、税理士の所属している経理代行会社であれば、将来的に法人化をする場合の税務に関するアドバイスやサポートも行ってもらえます。

情報セキュリティー対策がしっかりしている

経理代行は、事業に関する重要な情報を外部に渡すことになるため、経理代行会社に依頼する際は、情報セキュリティー対策への取り組みについても確認しておきましょう。

・サービスサイトやお問い合わせフォームにSSLがかかっているか
・プライバシーポリシーや個人情報の取り扱いに対して明記されているか
・プライバシーマークやISMSなどの認証を取得しているか

個人事業主が経理代行を依頼するときの流れ

個人事業主として経理代行を利用する場合は下記の流れに沿って行いましょう。

１．依頼するサービス、予算を決める
２．経理代行会社を決める
３．依頼する業務に必要な書類を添付する

１．経理代行会社に依頼する業務を決める

経理代行会社を探す前に、まずは依頼する業務を決めておきましょう。

経理代行会社に経理業務を依頼する場合、打ち合わせをして契約するプランなどを決めます。このプランは処理件数に応じて料金が加算されるケースが多いです。予め、経理代行にかける予算を決めておくと、よりスムーズです。

依頼する業務や予算を決めずに経理代行会社と打ち合わせをしていると、不要なサービスを契約してしまい余計なコストがかかってしまうおそれがあります。

依頼する業務や処理件数は契約後でも増やすことができるため、まずは今依頼すべき業務を決めておき、将来的に必要になった場合に追加で依頼するようにしましょう。

２．経理代行会社を決める

依頼する業務が決まったら、会社を決めていきます。
経理代行会社の選び方は、先述した内容を確認してください。

経理代行は会社によって料金が異なります。コストを抑えるなら、複数の会社のサービスを比較して、希望するサービスを提供していて、利用料金に納得感のある会社を選ぶことが大切です。

また、最近では完全リモートで利用できる経理代行サービスといった新しい取り組みを行っている会社もあります。そのため、必ず複数の会社のサービス内容を比較して用途に合ったところを選ぶことが大切です。

３．依頼する業務に必要な書類を送付する

経理代行会社との契約をしたら、業務に必要な資料を送付します。

資料は依頼する業務によって異なりますが、大まかに下記の資料が必要になるケースが多いです。

・事業で使用している通帳のコピー
・領収書
・請求書
・事業で使用しているクレジットカードの明細
・売上や支出に関する明細が記載されている書類

経理代行会社は、提出された資料を元に業務を行います。必要な資料が揃っていなければ、正確な業務ができません。そのため、打ち合わせの段階で提出する資料をきちんと確認しておきましょう。

また、経理代行会社に資料を送付する際は、追跡ができる方法で送ると安全です。
経理代行会社に資料が無事届くと、それを元に経理業務に着手します。

まとめ

フリーランスや個人事業主として働く人が経理代行を利用するメリットとデメリットについて解説しました。少人数で事業を営んでいる個人事業主の人は、代行業務を利用することで経理業務にかける時間や負担を軽減できるため、コア業務に注力できる環境が作れます。

また、将来的に法人化する場合でも、経理代行を利用することで経理業務に関するコストを削減できる可能性があります。

経理アウトソーシングセンターでは、多くの実績を持つ会計のプロが、個人事業主の方の経理業務をしっかりとサポートいたします。税理士も所属しているため税務に関する相談やお問い合わせにも対応できます。

経理代行についての無料相談も実施しておりますので、お気軽にお問い合わせください。