経理担当者のテレワークを進めるとき、セキュリティは大丈夫？

経理のテレワークを推し進めるにあたり、企業が一番心配しているのが「セキュリティ」だと思います。今回はテレワーク時のセキュリティ面で気を付ける部分についてお伝えいたします。

経理担当者が実務で扱う情報の種類

経理担当者が実務で扱う情報にはどのようなものがあるのでしょうか。業界によっては、いまだ紙ベースで情報のやり取りをしているケースがあります。ここでは、それらの情報の種類をお伝えします。

元始データは紙ベース

経理業務の元始データは紙ベースであることが多いです。業界によっては、FAXにより業務連絡を行い、FAXで受信したデータを入力し会計処理を済ませます。得意先とデータ連動し、ペーパーレス化しているのは、取引量と金額の多い会社に限られているようです。

日次業務で扱う情報

日次業務では、領収証、現金出納、経費伝票の処理などの情報を扱います。営業担当者が提出する証票は、領収証のほか、得意先の受取サインの入った伝票や納品書、商品発送の証拠となる送り状など、複写になった伝票の控えなどがあります。
預金管理では電子データ化されていることが多いですが、商品を受け入れ発送する業務では手書きの伝票でのやりとりが中心となります。

月次業務で扱う情報

毎月末日には、請求・支払業務を行います。それらの業務では、会社印が必要で、さらに複写になっている書類もあり、紙ベース主体となります。オンラインのIT業界では、電子データでのやり取りが一般的ですが、オフラインの業界では電子データの普及が進んでいないケースを見受けます。

テレワーク時のリスク

テレワークで経理業務を行う際は、セキュリティのリスクにさらされます。ここでは、テレワーク時のセキュリティリスクについてお伝えします。

ウイルス感染のリスク

テレワークでは、会社のネットワークの外から業務を行うため、セキュリティ対策が万全でない可能性があります。
自宅のWIFIでは、通信時に暗号化の対策がなされている場合が多いのですが、公共のWIFIやカフェではセキュリティが万全でないこともあるため、ウイルス感染のリスクがあります。ウイルスに感染した場合は、パソコンの故障やデータ消去などのリスクにさらされます。

不正アクセスによる情報漏洩のリスク

テレワークでは、不正アクセスを遮断するファイアウォールに不備があり、外部からの侵入により情報漏洩のリスクにさらされることがあります。そのため、テレワークでは、不正アクセスにより会社の機密情報を抜き取られるリスクがあります。

パソコンの紛失や部外者によるのぞき見によるリスク

テレワーク用のパソコンを電車や貸しオフィスなどで紛失する事例があります。また、気づかないうちにパソコンを背後からのぞき見され情報漏洩につながり、会社に損失を与えるリスクがあります。

テレワーク時のセキュリティ対策

テレワーク時には、会社で仕事をする以上にセキュリティ対策を万全にしなければなりません。ここでは、テレワーク時のセキュリティ対策についてお伝えします。

ウイルス感染対策

テレワークで利用するパソコンには、ウイルス感染対策アプリを導入しましょう。会社でウイルス対策アプリを購入する際は、台数により値引き額が大きくなる可能性があるため、まとめて購入を検討すると経費節減になるでしょう。また、ウイルス対策アプリは、常にアップデートし最新の状態にしておきましょう。

ネットワークの不正外部侵入対策

テレワークで利用するパソコンのファイアウォール設定を確認しましょう。会社のパソコンを利用する際は、ネットワーク対策の出来ている場合が多いのですが、個人のパソコンを利用して会社のネットワークに入る場合は、自分自身でファイアウォール対策を設定し確認しなければなりません。
また、メールでデータを送信する場合は、パスワードを設定し、通信途中で他者からデータを盗み見されないようにネットワーク対策を行う必要があります。

パソコンの紛失と部外者によるのぞき見対策

テレワークで利用するパソコンは、必ずバッグに入れ移動の際、手放さないように注意しましょう。
また、部外者によるのぞき見対策として、壁を背にして作業をし、また、のぞき見防止のフィルタをパソコンの画面に貼るなどして、簡単に画面を見ることができないようにすることが大切です。

まとめ

経理業務で一番注意すべき情報漏洩を防ぐことができると、経理部門のテレワークが一気に進みます。セキュリティ対策を十分にしつつ、経理担当者が働きやすい環境を整えましょう。もしセキュリティ対策が難しい場合は、経理のアウトソーシングも一つの手段です。弊社では無料相談も実施していますので、ぜひお問い合わせください。
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